Notice information pour les employés

OBJET : Information conformément à l’article 13 du RGPD UE 2016/679 concernant la protection des données personnelles

La société soussignée informe que, pour l’établissement et la gestion de la relation de travail en cours avec vous, elle est responsable de vos données et de celles de vos membres de famille qualifiées de données personnelles conformément au RGPD (Règlement général sur la protection des données – Règlement UE 2016/679).

Finalité du traitement

La collecte et le traitement des données personnelles sont effectués :

pour toute embauche éventuelle, si celle-ci n’a pas déjà eu lieu ;
pour le traitement et le paiement des rémunérations ;
pour l’accomplissement de toutes les obligations prévues par les réglementations en vigueur en matière de Sécurité au travail, de Confidentialité et d’Environnement ;
pour le respect des obligations légales et contractuelles, y compris celles collectives et d’entreprise, liées à la relation de travail ;
pour la gestion, dans le cadre de la relation de travail, de l’utilisation des moyens de transport de l’entreprise, attribués à la personne ou non ;
pour la gestion, dans le cadre de la relation de travail, des missions professionnelles organisées par l’entreprise ;
pour la gestion des signalements d’infractions et de violations conformément à la procédure d’alerte professionnelle (Whistleblowing) de l’entreprise.

et seront traitées conformément aux principes de loyauté, de légalité, de transparence et de protection de votre vie privée et de vos droits. Vos données personnelles seront traitées pendant toute la durée de la relation de travail et également par la suite pour le respect de toutes les obligations légales.

Dans le cadre de la relation de travail, l’entreprise peut traiter des données définies comme "sensibles" par la loi, car elles peuvent révéler, par exemple :

un état de santé général (absences pour maladie, maternité, accident ou embauche obligatoire), l’aptitude ou non à certaines fonctions (résultat des visites médicales préventives/périodiques ou demandées par vous-même) ;
l’appartenance syndicale (prise de mandat et/ou demande de retenues de cotisations), l’appartenance à un parti politique ou la détention d’une fonction publique élue (congés), les convictions religieuses (jours fériés religieux prévus par la loi). Les données sensibles concernant l’état de santé, traitées par le médecin compétent dans l’exécution des tâches prévues par le Décret législatif 81/08 et autres normes d’hygiène et de sécurité au travail, pour les examens médicaux préventifs et périodiques, seront traitées dans les locaux de l’employeur uniquement par ledit médecin, en tant que responsable autonome du traitement, pour lequel l’entreprise demande un consentement explicite. Seuls les jugements d’inaptitude seront communiqués par le médecin à l’employeur.

Méthodes de traitement

Le traitement des données pour les finalités indiquées s’effectue aussi bien de manière automatisée, sur support électronique ou magnétique, que non automatisée, sur support papier, dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité prévues par la loi, la réglementation applicable et les dispositions internes.

Lieu de traitement

Les données sont actuellement traitées et conservées dans les lieux suivants :

Siège social, Via Ettore Ponti, 49, 20143 Milan
Site secondaire Via Borgo ai Fossi, 1/3/5, 50018 Scandicci (Florence)

Elles sont également traitées, pour le compte de la société soussignée, par des professionnels et/ou des sociétés chargés d’activités techniques, informatiques, de développement, de gestion, administratives-comptables et de formation du personnel.

En particulier, vos données sont transmises à la société M.D.P. Srl, Via Monte Rosa, 11, Milan, Responsable du traitement pour la gestion des salaires et toutes les obligations connexes.

Concernant l’exécution des tâches prévues par le Décret législatif 81/08 (Texte unique sur la santé et la sécurité au travail), les entités suivantes ont été désignées responsables du traitement des données :

pour le site de Milan, CDI Centro Diagnostico Italiano Srl, Via Saint Bon 20, Milan ;
pour le site de Scandicci, Dr. Martina Masciotta, via di Riboia 38, Impruneta (FI).

Caractère obligatoire ou facultatif de la fourniture des données et conséquences du refus

La fourniture des données est obligatoire pour toutes les obligations légales et contractuelles ; par conséquent, tout refus de fournir ces données, en tout ou en partie, pourrait empêcher la société de remplir le contrat ou de respecter correctement toutes les obligations, notamment de nature salariale, contributive, fiscale et assurantielle, liées à la relation de travail.

Communication des données

Sous réserve des communications effectuées en vertu d’obligations légales et contractuelles, toutes les données collectées et traitées peuvent être communiquées en Italie et transférées à l’étranger exclusivement aux fins indiquées ci-dessus à :

Organismes publics (INPS, INAIL, Direction provinciale du travail, bureaux fiscaux, etc.) ;
Fonds de pension et/ou d’assistance, y compris privés ;
Cabinets médicaux en conformité avec les obligations relatives à la santé et sécurité au travail ;
Compagnies d’assurance et établissements de crédit ;
Syndicats auxquels vous avez donné mandat ;
Fonds complémentaires ;
Organisations patronales auxquelles l’entreprise adhère ;
Sociétés de gestion de moyens de paiement pour l’utilisation de véhicules de société ;
Sociétés de transport général (bus, trains, avions) et gestion hôtelière.

En outre, dans la gestion de vos données, les catégories suivantes de personnes, internes et externes, identifiées par écrit comme responsables ou chargées du traitement, et ayant reçu des instructions écrites spécifiques, pourront en avoir connaissance :

Employés du service du personnel ;
Conseillers du travail et/ou sociétés spécialisées dans la gestion de la paie, leurs employés et collaborateurs, en tant que responsables ou sous-traitants ;
Professionnels ou sociétés prestataires de services d’administration, de gestion, de contrôle comptable et d’audit, de gestion des démarches liées au droit du travail, opérant pour notre compte ;
Professionnels ou sociétés spécialisées dans la formation du personnel, pour la gestion des cours et la délivrance des attestations de participation.

Transfert des données à l’étranger

Nous ne prévoyons pas de transférer vos données à des sociétés tierces situées en dehors de l’Union européenne.

Durée de conservation des données

Les données fournies seront conservées dans nos archives selon les critères suivants :

Pour les activités administratives, comptables, de gestion de la paie, de formation du personnel, contractuelles et de droit du travail, ainsi que pour la gestion des éventuels litiges : 10 ans, conformément à l’article 2220 du Code civil italien.
Pour les activités liées à la procédure de Whistleblowing : 5 ans à compter de la communication du résultat final du signalement.

Droits de la personne concernée

Concernant les données personnelles, l’employé peut exercer les droits prévus aux articles 15 à 20 du RGPD. En cas de signature de tout formulaire de consentement au traitement demandé par RENATO CORTI Srl, il est précisé que la personne concernée peut le révoquer à tout moment, sans préjudice des obligations légales en vigueur au moment de la demande de révocation, en contactant le Responsable du traitement aux adresses indiquées ci-dessous.

En vertu du RGPD, vous pouvez demander au responsable du traitement :

la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, si c’est le cas, obtenir l’accès à ces données (droit d’accès – art. 15) ;
la rectification de données personnelles inexactes, ou le complément de données incomplètes (droit de rectification – art. 16) ;
la suppression des données, si l’une des conditions prévues par le Règlement est remplie (droit à l’oubli – art. 17) ;
la limitation du traitement dans les cas prévus par le Règlement (droit à la limitation – art. 18) ;
de recevoir les données personnelles fournies au responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable (droit à la portabilité – art. 20) ;
d’être informé en cas de rectification ou de suppression de données personnelles ou de limitation du traitement (obligation de notification – art. 19).

Responsable du traitement et sous-traitants

Le responsable du traitement, auquel vous pouvez vous adresser pour faire valoir les droits mentionnés ci-dessus, est RENATO CORTI SRL, dont le siège social est situé à MILAN, VIA ETTORE PONTI, 49, 20143 MILAN, représentée par son représentant légal pro tempore. Les droits susmentionnés peuvent également être exercés en envoyant une communication à l’adresse e-mail suivante : privacy@renatocorti.it.

Mises à jour

Les mises à jour de la présente politique seront disponibles sur le site web de l’entreprise www.renatocorti.it (menu Confidentialité et RGPD).

Milan, 27/03/2024