whistleblowing

Versione 1.1 del 30/11/2023
Approvato da: Amministratore Unico in data: 06/12/2023

1. Premessa

Il presente regolamento ha come scopo quello di disciplinare la procedura di gestione delle segnalazioni di illeciti all’interno della società e di rendere note le modalità con cui la stessa garantisce le tutele del segnalante.

Il presente regolamento si basa sulle recenti normative (D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24) ed è redatto in conformità alle “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” adottate dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), nonché alla “Guida operativa per enti privati” emanata da Confindustria nel mese di ottobre 2023.

Il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 recepisce in Italia la Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

La nuova disciplina è orientata, da un lato, a garantire la manifestazione della libertà di espressione e di informazione, che comprende il diritto di ricevere e di comunicare informazioni, nonché la libertà e il pluralismo dei media. Dall’altro, è strumento per contrastare (e prevenire) la corruzione e la cattiva amministrazione nel settore pubblico e privato.

Chi segnala fornisce informazioni che possono portare all’indagine, all’accertamento e al perseguimento dei casi di violazione delle norme, rafforzando in tal modo i principi di trasparenza e responsabilità delle istituzioni democratiche. Pertanto, garantire la protezione, sia in termini di tutela della riservatezza che di tutela da ritorsioni, dei soggetti che si espongono con segnalazioni o denunce, contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per lo stesso ente di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

2. Persone che possono segnalare un illecito

Il segnalante (Whistleblower) è la persona fisica testimone di un illecito o di una irregolarità di cui sia venuto a conoscenza in occasione dello svolgimento della propria prestazione lavorativa presso la società o in rapporto con la stessa e che decide di segnalarlo.

I soggetti nell’ambito dell’organizzazione aziendale che possono segnalare la presenza di illeciti sono:

• I dipendenti della società in senso lato, intendendosi tutti i soggetti che si trovano, anche solo temporaneamente, in rapporti lavorativi con la società quindi anche somministrati, volontàri, tirocinanti e/o stagisti (retribuiti o meno), assunti in periodo di prova.
• Soggetti che ancora non hanno un rapporto giuridico con la società o il cui rapporto è cessato se, rispettivamente, le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali ovvero nel corso del rapporto di lavoro.
• I lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni e servizi e che realizzano opere in favore della società
• Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso l’azienda
• Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza per l’azienda.

3. Oggetto e requisiti delle segnalazioni

Il d.lgs. n. 24/2023 stabilisce che sono oggetto di segnalazione (o successiva divulgazione pubblica o denuncia), le informazioni sulle violazioni, compresi i fondati sospetti, di normative nazionali e dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato commesse nell’ambito dell’organizzazione dell’ente con cui il segnalante intrattiene uno dei rapporti giuridici qualificati (vedi punto 2). Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche le violazioni non ancora commesse che il segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti. Tali elementi possono essere anche irregolarità e anomalie (indici sintomatici) che il segnalante ritiene possano dar luogo ad una delle violazioni previste dal decreto.

Violazioni oggetto di segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica (art 2 c.1 d.lgs 24/2023)

• Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali
• Condotte illecite e violazioni dei modelli di organizzazione e gestione (d.lgs 231/2001)
• Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali
• Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea
• Atti od omissioni riguardanti il mercato interno dell’Unione Europea, che compromettono la libera circolazione delle merci

Possono essere oggetto di segnalazione anche quegli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni. Si pensi, ad esempio, all’occultamento o alla distruzione di prove circa la commissione della violazione.

Non sono ammesse segnalazioni che attengono esclusivamente ad aspetti della vita privata, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività lavorativa e/o professionale del soggetto segnalato.

Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio). Inoltre, le Segnalazioni non devono assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali o giudizi morali volti a offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono riferiti.

Infine, non possono essere oggetto di segnalazione:

• Le contestazioni, rivendicazioni e richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate
• Rischi immediati per la vita o la proprietà in quanto in questi casi occorre contattare immediatamente le autorità locali
• Disaccordi su norme vigenti

I motivi che hanno indotto la persona a segnalare sono irrilevanti ai fini della trattazione della segnalazione e della protezione da misure ritorsive. Resta comunque fermo che non sono considerate segnalazioni di whistleblowing quelle aventi ad oggetto una contestazione, rivendicazione o richiesta legata ad un interesse di carattere personale del segnalante.

4. Elementi e caratteristiche delle segnalazioni

È necessario che nella segnalazione risultino chiare:

• Le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione.
• La descrizione del fatto
• Le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazioni, nonché l’identificazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Ove quanto segnalato non sia adeguatamente circostanziato, chi gestisce le segnalazioni può richiedere elementi integrativi al segnalante tramite il canale a ciò dedicato o anche di persona, ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto.

La corretta definizione delle circostanze, la completa descrizione e l’opportuna presenza di documenti possono permettere la trattazione di segnalazioni considerate anonime, per le quali non è possibile ricavare l’identità del segnalante. Solo in questo caso le segnalazioni anonime potranno essere considerate alla stessa stregua di segnalazioni ordinarie, laddove ne sia prevista la trattazione.

5. Canali e modalità di presentazione delle segnalazioni

Il sistema interno di segnalazione si avvale di specifici, autonomi e indipendenti canali di comunicazione, a disposizione del personale.

Sono previste le seguenti modalità tecniche di inoltro:

• Posta ordinaria: lettera riservata indirizzata agli organi individuati quali Responsabili della gestione delle segnalazioni (di seguito anche i “Responsabili”)
• Indirizzo di posta elettronica che assicura l’accesso riservato ai soli soggetti individuati quali Responsabili della gestione delle segnalazioni: violazioni@renatocorti.it
• Colloquio personale con i soggetti individuati quali Responsabili della gestione delle segnalazioni.

Chiunque dovesse ricevere una segnalazione al di fuori delle modalità tecniche di inoltro previste dal sistema interno di segnalazione delle violazioni, è tenuto a trasmetterla tempestivamente in originale ai Responsabili distruggendo eventuali copie e garantendo la riservatezza delle eventuali informazioni di cui si è venuti a conoscenza.

6. Tutele e garanzie previste dal sistema interno di segnalazione

Nell’ottica di incoraggiare lo sviluppo e l’uso di un efficace sistema interno di segnalazione delle violazioni che sia comunque commisurato alle proprie dimensioni e complessità, l’azienda assicura le seguenti tutele e garanzie per tutti i soggetti coinvolti

a. Tutela e diritti del soggetto segnalante. Il sistema interno di segnalazione delle violazioni adottato dall’azienda assicura la riservatezza dell’identità del soggetto segnalante, che non può in nessun caso essere rivelata (specie in relazione al soggetto segnalato ed ai superiori gerarchici) senza il suo espresso consenso, fermo restando le seguenti eccezioni previste dagli obblighi di legge:

• L’anonimato non sia opponibile per legge (esempio indagini penali)
• Elementi della segnalazione obbliga la denuncia ad Autorità Giudiziaria

Nei confronti del collaboratore che effettua una segnalazione ai sensi del presente Regolamento, il sistema interno di segnalazione delle violazioni prevede il contrasto e la repressione di qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione oppure intimidazione avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati alla segnalazione. Per misure discriminatorie si intendono a titolo esemplificativo: il licenziamento, le azioni disciplinari ingiustificate, il mancato riconoscimento di premi aziendali, la mobilità ingiustificata della risorsa, molestie di ogni genere sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili. Il soggetto segnalante potrà in ogni momento richiedere l’applicazione delle tutele oggetto del presente Regolamento, in particolare il diritto di chiedere il trasferimento in altro ufficio e, laddove necessario, l’assistenza psicologica indipendente in caso di stress derivante dalla segnalazione.
L’azienda garantisce, laddove ragionevolmente possibile, il soddisfacimento di dette richieste. Non è, altresì, ammessa qualsiasi forma di ritorsione o discriminazione avente effetti sulle condizioni di lavoro di chi collabora alle attività di riscontro della fondatezza della segnalazione.

b. Nominatività delle segnalazioni. Seppur previsto dalla normativa, l’azienda non intende incoraggiare le segnalazioni anonime come mezzo ordinario per evidenziare una violazione. Pertanto, il sistema interno di segnalazione delle violazioni adottato, prevede che le segnalazioni debbano essere nominative ed al segnalante anonimo è chiesto, al momento del primo contatto, di rassegnare i propri estremi identificativi in modo da poter essere ricontattato.

c. Tutela e diritti del soggetto segnalato. Il sistema interno di segnalazione delle violazioni assicura la riservatezza dell’identità del soggetto segnalato. Se un soggetto viene indagato in seguito ad una segnalazione inoltrata attraverso il sistema interno di segnalazione delle violazioni, questi sarà avvertito del fatto entro un congruo arco di tempo, in considerazione delle specifiche esigenze del caso e, comunque, entro la fine della fase istruttoria. Qualora sia necessario raccogliere informazioni per l’attività investigativa, la gestione dei dati personali e delle informazioni connesse alla denuncia, le esigenze di segretazione prevalgono sul diritto alla trasparenza informativa della persona “segnalata” (informativa privacy) e, di conseguenza, sulla necessità di acquisirne preventivamente il consenso al trattamento dei propri dati personali. Una volta esaurita l’esigenza investigativa - che congela provvisoriamente talune tutele della “privacy” – il segnalato potrà accedere ai dati oggetto della segnalazione (escluso il nominativo del segnalante) e chiedere la rettifica dei dati inesatti, incompleti o non aggiornati e, soprattutto, la cancellazione di quei dati per i quali è cessato lo scopo di conservazione.

d. Riservatezza e protezione delle informazioni. Il sistema interno di segnalazione delle violazioni dell’azienda assicura, quale condizione essenziale per il funzionamento dello stesso, la protezione delle informazioni (identità del segnalante, contenuto della segnalazione, identità del segnalato) relative alle segnalazioni, nel contesto dei processi e delle soluzioni tecniche ed informatiche in esso utilizzate. In particolare, al fine di evitare la eventuale divulgazione non autorizzata delle informazioni relative alle segnalazioni (ad esempio a seguito di accessi non autorizzati, perdita accidentale oppure diffusione accidentale), è garantito un insieme di rigorose misure di sicurezza informatica quali:

• adozione di idonee politiche di sicurezza degli accessi
• adozione di idonee politiche di accesso ai dati
• adeguata modalità di conservazione dei dati
• gestione protetta e riservata del contenuto delle segnalazioni

Tutti i soggetti coinvolti nel processo di gestione delle segnalazioni, dalla ricezione all’archiviazione, hanno l’obbligo di garantire la discrezione e l’assoluta riservatezza delle informazioni contenute nelle segnalazioni e, in particolare, dell’identità del segnalante. Il personale incaricato di gestire tali informazioni è chiaramente identificato, in possesso di formazione ad hoc e vincolato da obblighi di riservatezza specifici connessi con il ruolo svolto.

e. Trattamento delle segnalazioni in dolo e malafede. Le segnalazioni effettuate ai sensi e per gli effetti del sistema interno di segnalazione delle violazioni non comportano alcuna responsabilità in capo al soggetto segnalante, fatto salvo i casi di dolo o malafede. Nel caso in cui nelle fasi di esame e valutazione della segnalazione, si accerti che la segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato (segnalazione in dolo oppure malafede), configurandosi come una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi di legge, l’azienda valuterà la possibilità di applicare eventuali provvedimenti disciplinari. In ogni caso, al fine di tutelare la dignità e la reputazione di ciascuno, l’azienda offre al proprio personale la protezione dalle segnalazioni diffamatorie, censurandole e, se ritenuto, informandone i soggetti citati in dolo o malafede.

f. Trattamento di dati personali. Le informazioni ed ogni altro dato personale acquisiti in applicazione del presente Regolamento sono trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali.

7. Le attività cui è tenuta chi gestisce le segnalazioni

Chi gestisce le segnalazioni è tenuto al rispetto di indicazioni che il legislatore ha posto per assicurare sia una efficiente e tempestiva gestione della segnalazione che la tutela delle persone segnalanti.

Chi gestisce le segnalazioni deve:

1. Rilasciare alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione
2. Mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante
3. Dare un corretto seguito alle segnalazioni ricevute
4. Fornire un riscontro alla persona segnalante entro il termine perentorio di tre mesi dalla ricezione della segnalazione.

8. Ruoli e responsabilità

I Responsabili della gestione delle segnalazioni sono individuati nelle figure dell’Amministratore Unico, del Direttore Finanza e Amministrazione e del Responsabile Risorse Umane. I Responsabili
gestiscono collegialmente le segnalazioni ad eccezione del caso in cui la segnalazione riguardi specificamente uno dei Responsabili. In tal caso il Responsabile segnalato ha l’obbligo di astenersi e la segnalazione viene processata dai restanti membri del Collegio.

É compito dei Responsabili:

• Approvare il presente regolamento, nonché eventuali modifiche al sistema che si rendessero necessarie;
• Promuovere lo sviluppo di iniziative al fine di garantire la comprensione e la diffusione dei contenuti del Regolamento ai soggetti interessati;
• Una volta esaminate e attentamente processate le segnalazioni, valutare l’adozione dei necessari provvedimenti, anche di natura disciplinare, ritenuti opportuni al fine di interrompere o evitare il verificarsi del comportamento segnalato.

9. Processo di gestione delle segnalazioni delle violazioni

Il processo di gestione delle segnalazioni delle violazioni è articolato nelle seguenti fasi:

• Ricezione e verifica di ammissibilità
• Fase istruttoria
• Archiviazione, tracciabilità e conservazione della segnalazione

L’intero processo deve assicurare la riservatezza e la protezione dei dati personali del soggetto che effettua la segnalazione e del soggetto eventualmente segnalato.

9.1 Ricezione e verifica di ammissibilità

La fase di ricezione della segnalazione si sostanzia nella raccolta di tutte le informazioni trasmesse dal segnalante e nella integrazione delle stesse, al fine di procedere alla verifica di ammissibilità o
meno della segnalazione.

In questa fase occorre verificare gli aspetti soggettivi, oggettivi e di completezza delle informazioni. Quindi i Responsabili provvedono a verificare:

• la presenza dell’indicazione dell’identità del segnalante;
• l’appartenenza del segnalante al perimetro soggettivo (vedi punto 2);
• che la segnalazione rientri nel perimetro oggettivo individuato per la gestione delle segnalazioni nell’ambito del sistema interno di segnalazione delle violazioni (vedi punto 3);
• che la segnalazione si componga di elementi sufficienti di una possibile condotta tali da giustificare una attività istruttoria;
• che la segnalazione presenti gli elementi fondamentali:

1. data della segnalazione;
2. dichiarazione dell’eventuale interesse privato collegato alla segnalazione;
3. dichiarazione di eventuale corresponsabilità rispetto alla violazione segnalata;
4. periodo di riferimento dell’atto/fatto;
5. persone o strutture aziendali coinvolte;
6. descrizione circostanziata degli atti o fatti;
7. indicazione delle modalità con cui comunicare al segnalante gli esiti delle verifiche svolte, ovvero la dichiarazione esplicita di non voler essere contattato (salvo eventuali esigenze giudiziali).

In questa fase i Responsabili, ove necessario, richiedono al segnalante tutte le necessarie informazioni integrative assicurando la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante stesso.

Le segnalazioni effettuate per colloquio diretto, dovranno essere verbalizzate dai Responsabili e condivise con il segnalante.

Verificata l’ammissibilità della segnalazione, i Responsabili provvedono ad annotare gli estremi sull’apposito registro attribuendo alla segnalazione una numerazione progressiva in ordine cronologico, in base alla data di ricezione.

All’interno del registro deve essere annotato:

• Codice identificativo progressivo
• Data ricezione
• Dati anagrafici segnalante
• Modalità tecnica di inoltro utilizzata
• Stato pratica (presa in carico, in esame, in valutazione, archiviata).

I Responsabili provvedono, altresì, all’apertura del fascicolo della segnalazione, assegnandogli il codice identificativo progressivo del registro e raccogliendo tutte le informazioni relative alla segnalazione.

Al termine di questa fase, i Responsabili valutano se:

• archiviare la segnalazione, per le segnalazioni evidentemente infondate e/o evidentemente non rientranti nel perimetro soggettivo del sistema interno di segnalazioni delle violazioni;
• avviare la fase di esame della segnalazione.

Nei casi di segnalazione archiviata, i Responsabili trasmettono specifica informativa al segnalante, motivando la decisione con una breve descrizione.

9.2 Fase istruttoria

I Responsabili avviano l’attività istruttoria nel rispetto dei principi di tempestività, indipendenza, equità e riservatezza, richiedendo eventualmente il supporto delle strutture organizzative di volta in volta competenti o di consulenti esterni specializzati nell’ambito della segnalazione ricevuta ed il cui coinvolgimento sia funzionale all’accertamento della segnalazione, assicurando la riservatezza e l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione.

La metodologia da impiegare nello svolgimento delle attività di verifica è valutata di volta in volta, individuando la tecnica ritenuta più efficace, considerata la natura dell’evento sottostante alla violazione e le circostanze esistenti. Le verifiche possono essere eseguite, a titolo esemplificativo, mediante: interviste, analisi documentale, ricerca di informazioni su database pubblici, verifiche sulle dotazioni dell’azienda, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

In nessun caso sono consentite verifiche svolte in maniera lesiva della dignità e riservatezza del dipendente e/o verifiche arbitrarie, in imparziali o inique, tali da screditare il dipendente ovvero da compromettere il decoro davanti ai colleghi.

I Responsabili, entro il termine di tre mesi dalla ricezione della segnalazione devono valutare se:

• Archiviare la segnalazione, trasmettendo specifica informativa al segnalante, opportunamente motivata;

Valutare la segnalazione come rilevante e di conseguenza valutare l’adozione dei provvedimenti ritenuti più opportuni, anche di natura disciplinare, al fine di interrompere e correggere il comportamento segnalato.

9.3 Archiviazione, tracciabilità e conservazione della segnalazione

I Responsabili assicurano la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività di esame e valutazione, garantendo che il processo sia verificabile ex post.

Al termine delle attività investigative, ovvero quando si siano concluse eventuali attività processuali o disciplinari da queste eventualmente originate, i dati conferiti saranno trattati e conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati e, in ogni caso, non superiore ai cinque anni.

In particolare, in caso di azione giudiziaria o disciplinare nei confronti del segnalato o del segnalante che avesse reso dichiarazioni false o diffamatorie, i dati personali dovranno essere conservati fino a conclusione del procedimento ed allo spirare dei termini per proporre impugnazione.

I dati personali afferenti a segnalazioni valutate infondate, dovranno invece, essere cancellati senza indugio.

I fascicoli delle segnalazioni vengono conservati ed archiviati in apposito spazio custodito e ben protetto al fine di garantire la riservatezza delle informazioni acquisite e la tutela dei dati personali ivi contenuti ai sensi delle disposizioni sulla privacy. La conservazione deve essere assicurata per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati e comunque nel rispetto delle procedure privacy vigenti in azienda e, in ogni caso, non superiore ai cinque anni.

10. Disposizioni conclusive

Il presente Regolamento, approvato come indicato nelle note del frontespizio, sarà sottoposto a revisione in caso di eventi esterni o interni rilevanti.